Datenschutzerklärung

Fassung 2.2 · Stand 18. September 2026

Diese Erklärung informiert über die Datenverarbeitung auf optsolut.com, bei Geschäftskontakten und in optsolut OS. Für Kundendaten, die wir ausschließlich im Auftrag eines Unternehmenskunden verarbeiten, ist dieser Kunde Verantwortlicher; optsolut handelt dann als Auftragsverarbeiter nach dem gesonderten AVV.

1. Verantwortlicher

optsolut, Inhaber Maksymilian Jamroz
Leystraße 19-21/12, 1200 Wien, Österreich
E-Mail: [email protected]
Telefon: +43 678 7925577

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt. Datenschutzanliegen können an die angegebene E-Mail-Adresse gerichtet werden.

2. Grundsätze und Rollen

Wir verarbeiten nur Daten, die für Betrieb, Sicherheit, Kommunikation, Vertragserfüllung und die ausdrücklich genutzten Funktionen erforderlich sind. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung nach Art. 22 DSGVO findet durch optsolut nicht statt.

Bei optsolut OS bestimmt der Unternehmenskunde als Verantwortlicher Zweck und Mittel der Verarbeitung seiner Kunden-, Mitarbeiter-, Marketing-, Termin-, Kommunikations- und Kassendaten. optsolut verarbeitet diese Daten nach dokumentierter Weisung. Für Kontenverwaltung, Plattformbetrieb, Sicherheit, Abrechnung und eigene Geschäftskommunikation ist optsolut selbst Verantwortlicher.

3. Hosting, technische Bereitstellung und Server-Logs

Die Marketingwebsite und optsolut OS werden durch Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA, bereitgestellt. Die produktive Datenbank für optsolut OS wird in einer verwalteten PostgreSQL-Umgebung in Frankfurt betrieben. Der konkrete Datenbankanbieter und die jeweils aktiven Auftragsverarbeiter stehen in der Subprozessorliste.

Beim Abruf werden insbesondere IP-Adresse, Datum, Uhrzeit, Zieladresse, HTTP-Status, Datenmenge, Browser, Betriebssystem und Referrer verarbeitet. Zweck ist die sichere, stabile Auslieferung sowie Missbrauchs- und Fehleranalyse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse liegt im sicheren und fehlerfreien Betrieb. Logdaten werden nach den dokumentierten Fristen des jeweiligen Anbieters gelöscht oder anonymisiert; soweit wir selbst Logdaten konfigurieren können, begrenzen wir sie auf das betriebsnotwendige Maß.

Für US-Anbieter stützen wir Übermittlungen auf Art. 45 DSGVO, soweit eine aktive Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework besteht. Andernfalls oder ergänzend werden Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO und erforderliche Schutzmaßnahmen verwendet. Informationen und Kopien der Garantien stellen wir auf Anfrage bereit.

4. Marketingwebsite, Reichweitenmessung und Endgeräte

Die öffentliche Marketingwebsite bildet keine geräteübergreifenden Werbeprofile. Vercel Web Analytics und ein eigenes, cookieloses Zählpixel dienen der aggregierten Reichweitenmessung. Dabei können insbesondere aufgerufener Pfad, Referrer, grober Standort, Gerätetyp, Browser und Betriebssystem verarbeitet werden. Vercel Web Analytics setzt dafür keine Cookies ein und ordnet Datenpunkte keiner identifizierbaren Person oder dauerhaften geräteübergreifenden Kennung zu. Das eigene Zählpixel übermittelt ausschließlich den Pfad und, sofern vorhanden, den Hostnamen der verweisenden Seite an optsolut OS. Es speichert keine vollständige IP-Adresse in der Statistik. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse liegt in der Messung und Verbesserung unserer eigenen Inhalte.

Mit Ihrer Einwilligung laden wir zusätzlich Google Analytics 4 von Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google Analytics kann Cookies setzen und verarbeitet unter anderem Seitenaufrufe, Interaktionen, Referrer, Geräte-, Browser- und grobe Standortdaten. Wir nutzen die Daten zur Analyse des Nutzungspfads und der Conversion des KI-Führerscheins. Google-Signale und personalisierte Werbung sind deaktiviert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, soweit ein Zugriff auf das Endgerät erfolgt, § 165 Abs. 3 TKG 2021. Ohne Einwilligung wird Google Analytics nicht geladen. Die Entscheidung wird im Local Storage gespeichert und kann über „Cookie-Einstellungen“ im Footer jederzeit geändert werden. Google kann Daten in den USA verarbeiten; die Transfergrundlagen ergeben sich aus dem EU-U.S. Data Privacy Framework, soweit anwendbar, und ergänzend aus Standardvertragsklauseln.

Auf der Marketingwebsite werden nicht notwendige Analyse-Cookies ausschließlich nach Ihrer Einwilligung gesetzt. In optsolut OS werden technisch notwendige, geschützte Sitzungscookies für Anmeldung und Kontosicherheit eingesetzt. Für die gewählte Darstellung kann eine Theme-Einstellung im Local Storage gespeichert werden. Diese Speicherung ist für die vom Nutzer gewählte Funktion erforderlich und wird nicht zu Werbezwecken verwendet.

5. Kontakt, Standortbestimmung und Geschäftskommunikation

Bei Formular-, E-Mail- oder Telefonkontakt verarbeiten wir Kontaktdaten, Website-Adresse, Nachricht, Kommunikationsmetadaten und gegebenenfalls Unternehmensdaten. Zweck ist die Bearbeitung der Anfrage, Erstellung einer angeforderten Standortbestimmung, Vertragsanbahnung und Dokumentation der Geschäftskommunikation.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche Maßnahmen und Verträge, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Beantwortung geschäftlicher Anfragen. Die Bereitstellung einer erreichbaren E-Mail-Adresse ist erforderlich, damit wir antworten oder einen Bericht zustellen können.

Formulare werden über Vercel verarbeitet und über Brevo oder einen in der Subprozessorliste genannten Versanddienst an unser Geschäftspostfach weitergeleitet. Der öffentliche Kontaktweg kann technisch über eine Mailweiterleitung des Domainanbieters Porkbun LLC und ein Zielpostfach bei Google laufen. Dadurch können Daten in den USA verarbeitet werden. Wir legen diese Kette offen; die jeweiligen Transfergrundlagen stehen in der Subprozessorliste.

Online-Terminbuchung über Cal.com

Wenn Sie auf der Seite zur Terminbuchung den externen Buchungskalender öffnen, werden Sie zu Cal.com weitergeleitet. Anbieter ist Cal.com, Inc., 2261 Market Street #4382, San Francisco, CA 94114, USA. optsolut bestimmt Zweck und Mittel der Buchung und ist dafür Verantwortlicher. Cal.com beschreibt seine Rolle bei Buchungen als Auftragsverarbeiter unter seinem Data Processing Agreement.

Für die Terminvereinbarung verarbeiten wir Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, gewählten Termin, Zeitzone, technische Verbindungsdaten und Ihre Antwort auf die Frage, was Sie mit optsolut verbessern möchten. Bitte übermitteln Sie dabei keine Passwörter, Gesundheitsdaten oder anderen besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Zweck ist die angeforderte Terminplanung, Vorbereitung und Durchführung des Erstgesprächs. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche Maßnahmen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse liegt in der effizienten Bearbeitung geschäftlicher Anfragen.

Cal.com verarbeitet Daten in den USA und setzt weitere Unterauftragsverarbeiter ein. Cal.com nennt Standardvertragsklauseln sowie, soweit anwendbar, das EU-U.S. Data Privacy Framework als Transfergrundlagen. Der Termin wird außerdem mit dem verbundenen Google Calendar und der Videokonferenz-Funktion Cal Video synchronisiert. Weitere Informationen stehen in der Datenschutzerklärung von Cal.com und in unserer Subprozessorliste.

Buchungs- und Anfragedaten ohne Vertragsabschluss löschen wir grundsätzlich sechs Monate nach abschließender Bearbeitung aus unseren Geschäftssystemen. Cal.com speichert Konto- und Buchungsdaten nach seiner veröffentlichten Richtlinie während der Kontolaufzeit; wir löschen nicht mehr benötigte Buchungen regelmäßig und spätestens nach Abschluss der gesetzlichen oder vertraglichen Aufbewahrungszwecke. Vertrags- und abrechnungsrelevante Unterlagen bewahren wir entsprechend gesetzlicher Pflichten, insbesondere § 132 BAO und § 212 UGB, regelmäßig sieben Jahre auf. Längere Speicherung erfolgt nur bei laufenden Ansprüchen oder gesetzlichen Pflichten.

6. KI-Führerschein als Lead-Magnet

Der Testfortschritt und die einzelnen Antworten werden ausschließlich lokal in Ihrem Browser gespeichert. Nach Abschluss können Sie das Ergebnis freischalten. Dafür verarbeiten wir Vorname, Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse, optional Unternehmen sowie Gesamtpunktzahl, Ergebnisstufe und bestanden oder nicht bestanden. Einzelne Antworten werden nicht an uns übertragen.

Zwecke sind die Bereitstellung und Dokumentation der angeforderten Auswertung, die Missbrauchsvermeidung sowie eine persönliche Kontaktaufnahme zu Ihrem Ergebnis und möglichen nächsten Schritten. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; soweit Ihre Anfrage auf eine geschäftliche Zusammenarbeit gerichtet ist, zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Freischaltung führt nicht automatisch zu einer Newsletter-Anmeldung. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft per E-Mail widerrufen.

Die Angaben werden über Vercel verarbeitet und über den in der Subprozessorliste genannten Versanddienst an unser Geschäftspostfach weitergeleitet. Leads ohne Vertragsabschluss löschen wir grundsätzlich sechs Monate nach abschließender Bearbeitung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder laufenden Ansprüche entgegenstehen.

7. Newsletter

Die Newsletter-Funktion der Marketingwebsite ist derzeit ein Anmeldewunsch, der an optsolut übermittelt wird. Eine Adresse wird erst dann in einen aktiven Versandverteiler übernommen, wenn die Einwilligung nachweisbar bestätigt wurde. Solange kein technisch vollständiges Double-Opt-In aktiviert ist, versenden wir über diese Funktion keinen Newsletter.

Bei aktivem Versand verarbeiten wir E-Mail-Adresse, Einwilligungstext, Anmelde- und Bestätigungszeitpunkt sowie Widerrufsstatus. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 174 TKG 2021. Die Einwilligung ist freiwillig und jederzeit über den Abmeldelink oder per E-Mail widerrufbar, ohne dass die Rechtmäßigkeit der früheren Verarbeitung berührt wird.

Versand- und Einwilligungsdaten werden bis zum Widerruf verarbeitet. Notwendige Nachweisdaten und eine Sperrliste können anschließend für die Dauer möglicher Rechtsansprüche getrennt aufbewahrt werden. Öffnungs- und Klickmessung erfolgt nur, wenn dies im konkreten Versand transparent beschrieben und rechtlich zulässig eingerichtet ist.

8. optsolut OS: Konten, Sitzungen und Einladungen

optsolut OS ist ein einladungsbasiertes B2B-System. Für Benutzerkonten verarbeiten wir Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Rollen, Mitgliedschaften, Verifizierungsstatus, Sitzungs-Token, Ablaufzeit, IP-Adresse, User-Agent, Einladungs- und Zurücksetzungsdaten. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert.

Zwecke sind Zugangskontrolle, Mandantentrennung, Kontosicherheit, Einladungen, Wiederherstellung des Zugangs und Missbrauchsprävention. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Erforderliche Daten müssen bereitgestellt werden, andernfalls ist die Nutzung nicht möglich.

Sitzungen werden bis zum Ablauf oder zur Abmeldung verarbeitet. Einladungen sind sieben Tage, Zurücksetzungslinks eine Stunde gültig. Kontodaten werden während des Vertrags und anschließend nur so lange gespeichert, wie Vertragsabwicklung, Sicherheitsnachweise und gesetzliche Aufbewahrung es erfordern.

9. optsolut OS: Kundendaten im Auftrag

Je nach freigeschalteten Modulen kann optsolut OS im Auftrag des Unternehmenskunden insbesondere folgende Kategorien verarbeiten: Kunden- und Kontaktdaten, Kommunikationsinhalte, Notizen, Tags, Termine, Einwilligungsnachweise, Website-Inhalte, Seitenaufrufe, UTM- und Konversionsdaten, Kampagnen- und Zustellereignisse, Aufgaben, Dokumentverweise, Kassen- und Rechnungsreferenzen, Mitarbeiterstammdaten, Arbeitszeiten, Vergütungsdaten und Leistungskennzahlen.

Betroffene können Beschäftigte, Interessenten, Kunden, Lieferanten und sonstige Geschäftskontakte des Unternehmenskunden sein. Zweck, Rechtsgrundlage, Aufbewahrung und Betroffeneninformation bestimmt der jeweilige Verantwortliche. Details regeln AVV, Leistungsbeschreibung und Weisungen.

10. Integrationen, E-Mail, SMS, Kalender, Kasse und KI

Nur vom Unternehmenskunden aktivierte Integrationen verarbeiten Daten. Dazu können Brevo oder Resend für E-Mail, seven.io für SMS, Google Calendar, ready2order sowie KI-Anbieter über Vercel AI Gateway, OpenAI oder Anthropic gehören. Verbindungsdaten und Tokens werden, soweit vorgesehen, verschlüsselt gespeichert.

Bei KI-Funktionen können Eingaben, ausgewählte Geschäftsdaten, Inhalte und technische Nutzungsdaten an den gewählten Modellanbieter übermittelt werden. Der Unternehmenskunde muss besondere Kategorien personenbezogener Daten, Berufsgeheimnisse und nicht erforderliche Identifikatoren aus Eingaben fernhalten, sofern keine passende Rechtsgrundlage, Weisung und Schutzkonfiguration besteht. KI-Ausgaben sind vor Nutzung durch Menschen zu prüfen.

Für Marketing-E-Mails kann optsolut OS Zustellung, Abmeldung und, wenn aktiviert, Öffnungen und Klicks erfassen. Der Unternehmenskunde ist für zulässige Einwilligungen, Transparenz und den rechtmäßigen Versand verantwortlich.

11. Abrechnung, Audit- und Sicherheitsdaten

Für Pläne und verbrauchsabhängige KI-Leistungen verarbeiten wir Vertragsstatus, Nutzungsmenge, Modell, Tokenzahlen, Kosten und Zuschläge. Für Nachvollziehbarkeit und Sicherheit werden Handlungen mit Benutzer, Zeitpunkt, Ziel und technischen Metadaten protokolliert. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c und lit. f DSGVO.

Audit-, Kampagnen-, Tracking- und Nutzungsdaten werden nicht unbegrenzt aufbewahrt. Vor Aktivierung mit echten Kundendaten wird ein technisches Löschkonzept mit konkreten Fristen für jede Kategorie verbindlich eingerichtet. Bis dahin bleibt optsolut OS im synthetischen Datenmodus und ist nicht für echte Kundendaten freigegeben.

12. Empfänger und Subprozessoren

Empfänger sind nur die zur Leistungserbringung erforderlichen Hosting-, Datenbank-, Kommunikations-, Integrations- und KI-Anbieter sowie berufsmäßige Berater und Behörden bei gesetzlicher Pflicht. Die aktuelle, versionierte Liste mit Dienst, Ort und Transfergrundlage ist unter optsolut.com/subprozessoren.html abrufbar.

13. Rechte betroffener Personen

Betroffene haben nach Maßgabe der DSGVO Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie auf Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft. Für Daten, die optsolut nur im Auftrag verarbeitet, richten Sie die Anfrage bitte primär an den jeweiligen Unternehmenskunden; wir unterstützen ihn nach Art. 28 DSGVO.

Widerspruch nach Art. 21 DSGVO: Sie können einer Verarbeitung, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, aus Gründen Ihrer besonderen Situation jederzeit widersprechen. Gegen Direktwerbung können Sie jederzeit ohne besondere Begründung widersprechen.

Eine Anfrage kann formlos an [email protected] gerichtet werden. Wir antworten grundsätzlich innerhalb eines Monats.

14. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständig für optsolut ist die Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, [email protected], www.dsb.gv.at.

15. Sicherheit und Änderungen

Wir setzen insbesondere TLS, rollenbasierte Zugriffe, Mandantentrennung, Passwort-Hashing, Einmal-Token, Rate Limits, verschlüsselte Integrationszugänge, Protokollierung, Cloud-CI und Datenminimierung ein. Weitere Maßnahmen stehen in den TOMs des AVV.

Diese Erklärung wird bei wesentlichen Änderungen an Technik, Empfängern oder Rechtslage aktualisiert. Maßgeblich ist die veröffentlichte Fassung; wesentliche Änderungen für Vertragskunden werden zusätzlich kommuniziert.